辦公室打印輸出難以控制浪費現象嚴重

在普利司通位于上海的辦公室內，之前放置著復印機等單一功能的辦公設備約20臺，如此眾多的機器給日常辦公帶來了很多問題。該公司企劃管理部部長室岡隆志先生講到“哪個人用了哪個設備，使用的情況怎么樣，是很難掌握的。所以，想要縮減打印張數，卻也沒有找到什么有效的手段。除了呼吁削減輸出用紙之外，就沒有其他的對策了”。

在業務方面，也有不少的課題。員工如果不馬上去取自己輸出的文件，就可能會混在其他員工輸出的文件里，有時也會出現被別人錯拿等現象。該公司的IT運營擔當沈夢思先生說“特別是業務非常繁忙的時候，會忘記辦公設備上輸出的文件，到回家時才想起來，這樣的情況也是時有發生的”

由于辦公設備故障應對等管理工作量也很大，因此影響到了IT部門制定戰略性IT管理方案的核心業務。

利用現有員工工作證 有效實現復合機的認證管理

在選擇辦公設備時候主要有兩個選擇條件。既要能掌握辦公設備的使用情況，又要使發出輸出指令的本人才能將打印文件取出。“選定柯尼卡美能達的理由，是因為可以滿足我們所有的要求，而且實現這些要求的方法比其他任何一家公司都要簡單、合理”沈先生這樣介紹道。

具體實現這些要求的方法，關鍵是使用了ＩＣ卡，柯尼卡美能達的復合機可以通過ＩＣ卡認證打印，實現了只有本人才能拿到自己輸出文件的功能。而普利司通（中國）本來就有發給員工作為工作證的ＩＣ卡，用于進出公司的門禁系統。柯尼卡美能達復合機可以將現有的ＩＣ卡（工作證）繼續使用于認證打印功能上。

“工作證的話，每個人都有。如果可以運用在打印認證方面，就省去了發新卡和管理２張卡的工作了。無需增加工作量和成本，就能夠引進和使用，這點非常的好”（室岡部長）。除了ＩＣ卡之外，管理軟件也深受好評。柯尼卡美能達可以提供輸出張數統計和分析軟件等一些使復合機更加便于管理，有效運用的軟件。柯尼卡美能達產品優越的使用界面，豐富的功能，非常值得信賴，沈先生評價說，“感受到柯尼卡美能達的用戶管理系統很完善”。

利用管理軟件控制輸出張數及提高安全性

普利司通原有的約20臺辦公設備，已替換成柯尼卡美能達的彩色復合機bizhub C451和bizhub C550共計5臺。現約有200名左右的員工在使用。成功導入了柯尼卡美能達解決方案之后，員工取輸出文件，一般都會在比較方便的時候一次性去取自己輸出的文件。室岡部長感言道，“這樣也節省了來回取文件的時間，改善后的效果雖然看不到，但是貢獻卻很大。現在要是回到以前的工作方式，工作效率肯定是會下降的”。正是由于新安裝了IC卡認證功能，改善了工作方式，提高了工作效率。

此外，在削減辦公設備運行成本方面，也取得了很好的效果。每個員工的輸出張數可以進行具體的統計和分析。所以間接地限制了員工的輸出量。輸出數量在剛開始使用的半年里就減少了10%。作為下一個階段的管理，采取了通知所有員工各自的輸出張數的措施后，輸出張數明顯下降了。通過提升員工的節約意識，取得了削減輸出量的效果。“下了輸出指令后，如果不要輸出了，可以在操作面板上取消打印，沒有打印出來的文件，系統也會在幾小時后自動刪除文件。這樣一來，輸出量自然就減少了”沈先生還這樣解釋道。

輸出文件被錯取或隨意放置的現象也因為引進了IC卡認證打印，變成由本人確認后再輸出的方式。沈先生說“輸出文件的隨意放置已經沒有了，被錯取的情況也減少到了很低限度。由此可以看出，安全性方面也提升到了很高的水平”沈先生認為導入了柯尼卡美能達解決方案后實現了比預期更大的效果。

在其他方面，例如減少了設備數量，相對的故障應對的管理工作量也減少了約40%，增加了在核心業務上投入的時間。放置空間和電費等的減少也成為削減成本的一部分，為公司帶來了各種益處。

該公司今后也會不斷對辦公環境進行改善“現階段如果員工信息發生變化，要到各個復合機中注冊登錄。總有一天，會考慮引進注冊工作一次性就能實現的管理工具”沈先生也談到了今后的構想。通過柯尼卡美能達的支持，普利司通全面優化辦公環境，以期待實現提高工作效率，成本削減，加強安全性等方面，從而更加提升企業自身價值。

文章出自柯尼卡美能達官網 版權屬于原作者所有

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